WTVEREIN für Windows                     

Zusammenfassung in Stichworten:

- Flexible Gestaltung der Datenstruktur hinsichtlich Beiträge und
   Untergliederungen (Abteilungen)
- "Abspecken" der Erfassungsmaske von unnötigen Feldern
- Erfassung von Nichtmitgliedern (externe Anschriften)
- Erfassung von Familien unter einer Mitgliedsnummer
- Abrechnunge von Nichtbeiträgen, wie Arbeitsdienstabgeltungen,
   Liegeplätze etc.
- Spendenverwaltung mit Bescheinigungsdruck
- Beitragseinzug mittels SEPA
- Ausdruck der Beitragsrechnung auf Kontoauszug des Mitglieds (ab Version 6.2..0)
- Druck von Rechnungen und Zahlscheinen
- Beitragssimulation als Argumentationsbasis für die Vereinspolitik
- integr. Mahnverfahren
- Eingabe und Auswertung von Zusatzeigenschaften des Mitglieds
- mächtiges Auswertungsmodul für Listen und Aufkleber
- pauschale Änderungsmöglichkeiten für alle Mitglieder, wie z.B.Änderung
   der Bankleitzahl bei Bankenfusionen, automatisches Eintragen von
   Ehrungen etc.
- Verwaltung von Ehrungen und Funktionen mit Zusatztext
- Export jeder Auswahl in eine Exceldatei oder WORD-Serienbriefdatei
- Datensicherung und Wiederherstellung im Programm enthalten
- einfache Handhabung auch für Computerlaien

Auf den Erfordernissen der Vereinspraxis basierend wurde unsere beliebte und erfolgreiche DOS-Mitgliederverwaltung WTVEREIN weiterentwickelt und auf den Windows-Standard angepasst. Hierbei wurde die Gelegenheit der völligen Neuprogrammierung genutzt, um lange an uns herangetragene Ideen und Anregungen unserer Anwender in die Tat umzusetzen mit dem Ziel, eine möglichst praxisgerechtes Mitgliederverwaltung zu erhalten. (Referenzen siehe unten)

So wurde z.B. in der aktuellen Version die elektronische Bestandsmeldung des Bayerischen Landessportverbandes (BLSV) integriert!

Natürlich ist die Entwicklung nicht abgeschlossen, sondern geht weiter, denn ein Mitgliederverwaltungsprogramm muss „leben“ und sich wachsenden Bedürfnissen und Erfordernissen anpassen.. Diese Produktinformation kann nicht alle Details des Programms wiedergeben, sondern dient lediglich zur allgemeinen Orientierung über das Leistungsvermögen und das Konzept von WTVEREIN (Das Programm heißt so, weil die ursprüngliche DOS-Version von Herrn Wohlrath (WT), Neumarkt (Opf.) entwickelt und programmiert wurde, der inzwischen verstorben ist. Die meisten seiner brillanten Ideen sowie die grundsätzliche Programmlogik sind heute noch in WTVEREIN zu finden)

1. Vereinsstammdaten
Bei diesem Programmteil machen Sie das Programm mit der Struktur Ihres Vereins vertraut. So muss WTVEREIN wissen, ob und wenn ja welche Abteilungen Sie haben, ob es dort Beiträge zu erheben gibt und welche Berufe, Funktionen und Ehrungen Sie Ihren Mitgliedern zuordnen wollen. Auch abzurechnende Sonderleistungen wie Arbeitsdienste, Badekarten usw. werden hier definiert. Hier beispielsweise die Erfassungsmaske für Beiträge:

 

2. Mitglieder eingeben und pflegen


Für jedes Mitglied gibt die Mitgliederverwaltung die Möglichkeit, 2 Adressen zu erfassen. So können Sie nicht nur Haupt- und Zweitwohnsitz eingeben, sondern z.B. ein Kleingartenverein die Wohn- und die Gartenanschrift. Die Daten für moderne Kommunikationsmittel wie Fax, E-Mail und div. Telefonnummern haben selbstverständlich auch Platz. Ehrungen und Funktionen können ebenfalls erfasst werden und zwar mit Datum und Kommentar, so dass Sie auch nach 20 Jahren noch wissen, warum das Mitglied XY geehrt wurde oder warum es aus seiner Funktion ausgeschieden ist. Und als besonderes „Schmankerl“ haben Sie noch 4 selbst definierbare Möglichkeiten für Daten, die Ihnen wichtig sind. Seien es Mannschaftszugehörigkeiten (s. Beispiel), Fachverbandsmitgliedsnummern, Bootsbesitz, Hunderassen und was sonst noch alles in Ihrem Verein von Bedeutung ist. Natürlich können Sie die Bezeichnungen “Sortierfeld 1” und “Freier Text 2” in eine aussagefähigeren Begriff abändern, wie wir das mit “Hochzeitsdatum” im Beispiel demonstriert haben. Unter “Posten anzeigen” sehen Sie auf einen Blick, wie viel Beitrag das Mitglied noch offen hat und wie sich dieser zusammensetzt. Unter “Abteil.” tragen Sie ein, in welchen Abteilungen das Mitglied dabei ist, so Sie Abteilungen haben, und welcher Beitrag zu entrichten ist. Erfassungsfelder, die Sie nicht benötigen, können Sie wegblenden, so dass Sie Ihre Erfassungsmaske je nach Bedarf „schlank“ machen und Ihren Erfordernissen anpassen können. Hier wurde alles weggeblendet, was möglich ist:

Hier als Beispiel das Fenster für die Eintragung von Ehrungen:

 

2. Auswertungen/Listen

Die Auswertungen geben Ihnen sehr viel Spielraum in der Auswahl der Kriterien. Sie können alphabetisch und numerisch sortieren lassen und durch logische Verknüpfung der Eigenschaften beliebige Suchfilter bilden. Z.B. alle männlichen Mitglieder zwischen 30 und 40, die 10 Jahre im Verein sind und zur Tennisabteilung gehören. Aber auch direkte Listen z.B. nach Geburtstagen sind möglich:

Auch gibt es noch praxisgerecht die Möglichkeit einer wahlfreien Liste, um Mitglieder zu erfassen, die keine gemeinsamen Eigenschaften verbindet, um z.B. die Teilnehmer einer Busfahrt zusammenzustellen. Und wenn Sie nur die Anzahl der Mitglieder interessiert, die Ihre Kriterien erfüllen, aktivieren Sie einfach das Kästchen “Summenübersicht” . Eine Aktivierung der Ausgabe auf DATEI erlaubt Ihnen die Auswahl, Ihre selektierten Mitglieder als Datenbasis für die WORD- Serienbrieffunktion oder EXCEL aufbereiten zu lassen.

3. Beitragsverwaltung
Die Beiträge werden auf der Basis Ihrer Eingaben bei den Mitgliedern errechnet.

Sie erhalten ein Journal, ein Beitragsprotokoll, können Rechnungen drucken, Zahlscheine und natürlich den beleglosen Datenträgeraustausch mittels Diskette durchführen, die Sie einfach zur Bank geben, wo dann Ihre Lastschriften von der Diskette direkt in den Bankcomputer eingelesen und verarbeitet werden. Die SEPA-Anpassung ist durchgeführt. Selbstverständlich kann das Programm auch Beitragsteile errechnen. Wenn zum Beispiel ein Jahreszahler am 1.April eintritt, wird der Beitrag im ersten Jahr für 9 Monate errechnet, im folgenden natürlich für 12.

Auch können einmalige Aufnahmebeiträge, Sonderbeiträge u.ä. verarbeitet werden.

Sonderleistungen, wie Arbeitsdienste, Kegelbahngebühren, Angelkarten, Stegmieten etc. werden in einem eigenen Modul erfasst und separat abgerechnet.

 

Bei diesen beiden Programmteilen werden im Lastschriftverfahren (SEPA) im Verwendungszweck sämtliche Rechnungsdetails mit ausgegeben, die dann bei Ihrem Mitglied auf dessen Kontoauszug mit ausgedruckt werden, so dass also nicht nur „Beitrag“ im Verwendungszweck steht, sondern auch, wie sich der Beitrag bzw. die Sonderleistungen zusammensetzen.

Wahlweise können Sie sogar zusätzlich 2 Zeilen Verwendungszweck selbst eingeben und damit z.B. beim Januareinzug ihren Mitgliedern ein gutes neues Jahr wünschen oder an die Mitgliederversammlung erinnern. Ein persönlicher Gruß auf dem Kontoauszug kann mithelfen, das Zusammengehörigkeitsgefühl im Verein zu stärken. (s. Abb.)

Hier die Auswirkung auf den Datenaustausch mit der Bank (Beim Verwendungszweck ist nur ein Ausschnitt zu sehen):

 

Bei der Beitragsverwaltung gibt es einen neuen Punkt "Beitragssimulation". Dieser errechnet den zu erwartenden  Hauptvereinsbeitrag für jedes beliebige Jahr unter Berücksichtigung von Eintritten/Kündigungen. Der Beitrag wird dann aufgeteilt nach Abteilungen, so daß Sie ersehen können, welche Abteilung mit

welchem Anteil am Beitragsaufkommen des  Hauptvereins beteiligt ist. Eventuelle Abteilungsbeiträge werden dabei nicht berücksichtigt. Der Punkt soll der Vereinsführung dabei helfen, die finanzielle Bedeutung einer Abteilung hinsichtlich Ihres Beitragsaufkommens richtig einschätzen zu können. Wenn sich ein Mitglied in mehreren Abteilungen befindet, wird der Beitrag entsprechend aufgeteilt,  also bei 2 Abteilungen geteilt durch 2, bei 3 durch 3 usw.


Ein wichtiger Punkt für die tägliche Vereinsarbeit stellt unser neuer Punkt „Pauschales Ändern“ dar. Damit können Sie z.B. die Mitgliedsnummer im nachhinein verändern. Dies hört sich zwar einfach an, ist technisch jedoch sehr anspruchsvoll, weil bei Datenbanken über die Mitgliedsnummern die Zugriffsindizes berechnet werden. Praktisch ist dieser Punkt, wenn es gilt, Mitglieder einer Familie unter einer Nummer zusammenzufassen, die bisher völlig unterschiedliche Mitgliedsnummern hatten.
WTVEREIN kann ja zu jeder Nummer bis zu 99 Unternummern verwalten, so dass der Familienvater z.B. die Nummer 151.00 haben kann, die Mutter 155.01, die Tochter 155.02, der Sohn 155.03 usw.

Bei Bankfusionen o.ä. kommt es öfters vor, dass sich die BICs ändern. Für WTVEREIN kein Problem. Sie sagen nur, welche alte BIC bei den Mitgliedern durch welche neue ersetzt werden soll.

Auch Ehrungen können Sie pauschal bei allen Mitgliedern eintragen lassen in
Abhängigkeit von der Vereinszugehörigkeit. Also sie sagen WTVEREIN einfach:

Trage alle Mitgliedern, die 20 Jahre im Verein sind, die Ehrung „Silberne Nadel“ ein. Damit schaffen Sie in Sekunden, was manuell u.U. Stunden dauern würde.

Der Sprung von einer Beitragsgruppe zur anderen - z.B. vom Kinderbeitrag zum Jugendbeitrag kann damit ebenfalls problemlos durchgeführt werden.

Wir verzichteten bewusst auf eine Vollautomatik, weil sich in diesem Punkt unserer Erfahrung nach die Bedürfnisse der verschiedenen Vereine sehr stark unterscheiden. Bevor WTVEREIN die Daten ändert,können Sie sich einen Kontrollausdruck geben lassen, um Ihre Angaben ggfs. zu korrigieren.

BEITR.-NACHFORDERUNG
Nehmen wir mal an, Ihre Mitgliederversammlung beschließt im September eine rückwirkende Beitragserhöhung zum 1.8. Nun stehen Sie vor dem Problem, daß z.B. Ihre Jahres- und Halbjahreszahler erst wieder im Januar zur Kasse gebeten werden und Ihre Quartalszahler im Oktober. Das heißt die Beitragsdifferenz alter Beitrag/neuer Beitrag geht für die ersteren für 5 Monate verloren, für letztere für 2 Monate.
Dies können Sie hier abfangen. Beispiel: Zahlungszeitraum: J Abteilung: 01 Beitragsgruppe: 02 Betrag: 5.50

Das Beispiel sagt dem  Programm: Berechne für jeden Jahreszahler, der in der Abteilung 01 (Hauptverein) den Beitrag  02  bezahlt, € 5,50  extra (eine Beitragserhöhung von € 1,10 pro Monat für 5 Monate).
Der Betrag wird bei jedem Mitglied, auf den diese Eigenschaften zutreffen, in das Feld "Umlagen" der Mitgliedermaske  eingetragen. Diese Beiträge werden mit dem nächsten Beitragslauf mit eingezogen. Jetzt müssen Sie nur noch Ihre Mitglieder wissen lassen, was es mit dieser Umlage auf sich hat. Erklären Sie dies im Rechnungstext, bzw. im erweiterten  Verwendungszweck des DTAs. (z.B. Umlage = Differenz aus Beitragserhöhung 1.8.) Seit der Version 5.4 können Sie den Text "Umlage" auch ändern in z.B. "Beitragsdifferenz". Dieser wird dann im Kontoauszug des Mitglieds auch so ausgedruckt. Wir haben diese Möglichkeit für den DJK Hochzoll (Augsburg) eingebaut, der genau dieses Problem hatte und sonst entweder für seine 3500 Mitglieder eine wochenlange manuelle Sysiphusarbeit bewältigen oder aber auf rund 10000 € verzichten hätte müssen.

4. Sonstiges
WTVEREIN verfügt über eine Export-Schnittstelle zu MS-WORD und MS-EXCEL. Datensicherung und Datenrestaurierung sind im Programm enthalten.

Eine Schnittstelle zu unserer Vereinsbuchhaltung ist ebenfalls gegeben. Die notwendigen Anpassungen den € und Jahr 2000 betreffend wurden selbstverständlich durchgeführt. Lauffähig unter Windows 3.X, 95/98, Me, NT, 2000, XP

Unsere kostenlose Demoversion zeigt Ihnen den kompletten Funktionsumfang, ist jedoch auf 250 Mitglieder beschränkt.

WTVEREIN für WINDOWS kann alle Daten seiner DOS-Vorläuferversion 1:1 übernehmen.

Eine Datenübernahme aus anderen Programmen oder eine preisgünstige manuelle Neuerfassung ist auch möglich. Setzen Sie sich diesbezüglich direkt mit uns in Verbindung. Sehen Sie dazu auch unter "Häufig gestellte Fragen" nach!

Bestellung: Bestellung bei Ihrem Fachhändler oder direkt bei uns!
Wir liefern gerne eine kostenlose Demoversion, falls Sie unseren Download nicht bemühen wollen.

Lauffähig unter WINDOWS 3.X, WINDOWS 95/98/ME und NT/2000/XP/7/8.

 

Referenzen (Auszug, um die Universalität des Programms zu zeigen):

Segelclub Eching, Motorsportclub Esslingen, Laußnitzer Karnevalsclub, DJK Berufsfeuerwehr Franken, MTV Seesen, DJK Augsburg-Hochzoll, Behindertensportgruppe Mannheim, Freiwillige Feuerwehr Rudingshain, Europäische Märchengesellschaft Rheine, Kolping Narrengilde Leinach, DVMB Therapiegruppe Dortmund, Musikverein Kleinostheim, Neuburger Pfadfinder, Verein f. Deutsche Schäferhunde Stgt., Karateverein Funakoshi Lauf, Schützenverein „Jägerblut“ Altenmünster, Unabhängiges Institut für Umweltfragen Berlin-Halle, Kneipp-Verein Achern, DLRG Vaihingen-Enz, Kollegium Zugbegleitpersonal Freiburg, Deutscher Diabetikerbund LV Thüringen Erfurt, Postsportverein Würzburg, Diakonischer Pflegedienst Adelebsen, Deutscher Meeresanglerverband Hamburg, ESV Treuchtlingen, 1. Niederbay. Tauchsportclub Plattling, DJK Nürnberg-Eibach, Jägervereinigung Erlangen und...und...und...

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